Datenflüsse digitalisieren

DMS-gelenkte
Workflows beim
Verpackungshersteller

Verpackungsspezialist Wetropa archiviert alle Dokumente, die bei Kundenprojekten anfallen, in einem zentralen Pool. Da an der Auftragsbearbeitung besonders viele
Abteilungen beteiligt sind, sorgt ein vom DMS gelenkter Workflow für den reibungslosen Ablauf.

Bild: DocuWare Europe GmbH

Seit fast 50 Jahren ist Wetropa auf Schaumstoffverarbeitung spezialisiert. Ob Automobil-, Medizin- oder Elektronikbranche: Den Kunden aus Industrie und Handel bietet das Unternehmen aus Mörfelden individuelle Verpackungslösungen. Um die je nach Produkt sehr unterschiedlichen Vorgaben und Anforderungen erfüllen zu können, setzt Wetropa nicht nur in der Produktion auf moderne Technologie. In der Verwaltung des mittelständischen Unternehmens ist neben der ERP-Software von Sage das Dokumentenmanagement-System (DMS) DocuWare im Einsatz. Bei bis zu 15 Kundenanfragen täglich sammeln sich im Unternehmen allein bei der Auftragsbearbeitung bis zu 300 neue Dokumente pro Tag: Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Packzettel, Kalkulationen, Angebote, Konstruktionszeichnungen, DXF- oder CAD-Dateien.

Zentrale digitale Struktur

Früher wurden all dies ausgedruckt, in Ordner gesteckt und viele Schränke damit gefüllt. „Das Problem war die unterschiedliche Systematik bei der Ablage“, sagt Sebastian Lindner, Betriebsleiter bei Wetropa. So mussten die Mitarbeiter bei der Suche nach Unterlagen regelmäßig viel Zeit investieren, wenn bei einem Projekt nachträgliche Anpassungen notwendig waren oder Angebote aktualisiert werden mussten. Um diesen Aufwand zu begrenzen, sollte Software helfen. „Ein DMS sollte eine klare Struktur in eine zentrale Ablage bringen, das war unser Hauptziel“, betont Lindner. Mit der Möglichkeit einen Workflow zu installieren, habe sich eine weitere Zielsetzung ergeben: Die verschiedenen Arbeitsabläufe bei der Auftragsbearbeitung, in die mehrere Abteilungen eingebunden sind, sollten standardisiert werden. Für DocuWare sprach vor allem die Übersichtlichkeit und Flexibilität des Systems, so Lindner. Eine wichtige Forderung sei außerdem die problemlose Integration in die bestehende ERP-Lösung Sage gewesen. „Unser Systemlieferant Schwindt Bürosysteme kennt sich mit beiden Systemen sehr gut aus, diese Fachkompetenz des DocuWare-Partners war entscheidend“, sagt der Betriebsleiter.

Verpackungen werden meist wenig beachtet, doch in vielen steckt eine Menge Knowhow und Engineering. (Bild: DocuWare Europe GmbH)

Einführung lief reibungslos

Seit Februar 2018 ist das DMS bei Wetropa im Einsatz. Für einen reibungslosen Einstieg wurde einige Monate vorher ein Projektteam aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen zusammengestellt, die das System konfigurierten und testeten. Gestartet wurde der DocuWare-Einsatz dann im Kundencenter bei der Auftragsannahme. Die Konstruktionsabteilung und Fertigungsleitung wurden gleich mit eingebunden. Heute arbeiten 20 Mitarbeiter regelmäßig mit der Lösung. Auch eine Vertriebsmitarbeiterin in der Schweiz und sämtliche Außendienstler können über das Internet auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen. Dateien wie Auftragsbestätigungen, Angebote oder Lieferpapiere werden aus dem ERP-System Sage automatisch archiviert. „Die Mitarbeiter sparen sich damit einigen Mehraufwand, da sie die Dokumente früher separat ablegen mussten“, erklärt Sebastian Lindner.

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