Workflows besonders nützlich
Eine entscheidende Verbesserung der Arbeitsabläufe hat aber vor allem die Einführung des Workflows zur Projektbearbeitung gebracht, betont der Betriebsleiter: „Jedes Produkt, das wir fertigen, muss vorher entwickelt werden. Von der Annahme einer Kundenanfrage bis zur Erstproduktion der Verpackungslösung ist der Ablauf jetzt genau festgelegt.“ Der Workflow startet im Vertrieb und dem Kundencenter. Dort werden alle Anfragen der Kunden, die per Mail oder Fax eintreffen, in ein digitales Formular (Excel, CPF) übertragen und in DocuWare abgelegt, was den Projekt-Workflow auslöst. Das Dokument erscheint im elektronischen Briefkorb eines Mitarbeiters, der die Machbarkeitsprüfung durchführt. Sobald er den digitalen Stempel ‚Projekt machbar‘ setzen, wird ein neues Projekt angelegt. Durch die Verknüpfung mit Sage werden alle Kundendaten von Bestandskunden automatisch eingefügt, Neukunden werden automatisiert neu angelegt.
Komplexes Zusammenspiel
Das anschließende Procedere ist komplex: Das Projekt wird einem Projektleiter zugeteilt, der dafür entweder direkt ein Angebot erstellt, es durchkalkulieren lässt oder direkt in die Konstruktionsabteilung weiterschickt. Sobald die verschiedenen Abteilungen ihre Aufgaben erledigt haben und der Projektleiter sein OK gegeben hat, wird das Angebot an den Kunden geschickt. Währenddessen erhält im Kundencenter ein Mitarbeiter die Aufgabe, Kontakt zum Kunden aufzunehmen. Je nach Feedback des Kunden werden dann sukzessive weitere Schritte eingeleitet: Ausschreiben zur Produktion, Konstruktionsauftrag definieren, Konstruktionstermin festlegen, Produktionstermin einplanen, Konstruktion serienreif machen. Ist die Konstruktionszeichnung erstellt, wird sie per Mail an den Kunden zur Freigabe geschickt. Sobald diese erteilt ist, geht der Auftrag an die Produktionsleitung, die den Workflow beendet. Status in DocuWare wird geändert in: ‚Projekt abgeschlossen‘. Während des Projektablaufs werden sämtliche Dokumente archiviert, so dass alle Informationen den am Prozess Beteiligten zur Verfügung stehen. Sollte es beispielsweise durch eine fehlende Freigabe des Kunden Verzögerungen geben, ist die Produktion immer rechtzeitig informiert, um einen Produktionsstillstand zu vermeiden. „Durch den Workflow sind die Arbeitsabläufe strukturiert und leicht zu kontrollieren“, sagt Sebastian Lindner. So können beispielsweise auch Fehler bei Produktionsvorgaben besser vermieden werden. Seit Einführung des Workflows gab es hier keine Reklamationen mehr. Auch die Kommunikation mit den Kunden hat sich verbessert. Mit nur wenigen Mausklicks kann heute jeder Mitarbeiter auf sämtliche Projektunterlagen zugreifen und schnelle Auskunft über den Stand der Dinge geben. „Früher war das oft mit stundenlangem Suchen verbunden“, sagt Lindner. Der Informationsfluss – nach innen und nach außen – hat sich insgesamt deutlich verbessert. Was Sebastian Lindner besonders gefällt, ist die komplette Übersicht und Kontrolle über den Projektablauf – mit Papierordnern war das kaum möglich. Als Nächstes soll nun der zweite Standort des Unternehmens in München in das System eingebunden werden. n Fachjournalistin in München.
